中文商务邮件写作助手#

适用场景#

• 从零起草商务邮件（请求、通知、跟进、道歉、合作提案）
• 润色已有邮件（改语气、精简内容、纠正表达）
• 内部沟通邮件（跨部门协作、汇报、会议通知）
• 对外邮件（客户、供应商、合作伙伴、政府机构）

核心工作流#

第一步：信息收集#

使用前需确认：

1. 目标读者：内部/外部？级别（平级/上级/客户/政府）？
2. 邮件目的：告知 / 请求 / 道歉 / 跟进 / 提案？
3. 语气要求：正式 / 专业友好 / 简洁直接？
4. 核心内容：关键事实/数字/时间节点是什么？
5. 期望行动：读者需要做什么？截止时间？

第二步：结构框架#

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主题行（Subject）
  ↓
称呼语（Greeting）
  ↓
开场白（Context / Purpose）
  ↓
正文（Body: 背景 → 要点 → 细节）
  ↓
行动呼吁（Call to Action）
  ↓
礼貌结语（Closing）
  ↓
签名（Signature）

第三步：常用模板#

请求类

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主题：关于[事项]的请求/申请

尊敬的[姓名/职位]：

您好！

[背景：一句话说明来意]

[请求内容：具体说明请求什么，为什么需要，时间要求]

如有需要，我可以[提供额外支持]。

烦请在[时间]前告知，感谢您的支持与配合！

此致
敬礼

[姓名]
[职位 | 部门 | 联系方式]

跟进类

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主题：跟进：[原邮件主题]

[称呼]，您好：

[上次沟通时间]，我曾就[事项]与您联系。

目前[进展/状态]，想再次确认[具体问题]，以便我们[下一步推进]。

如您方便，请在[时间]前回复，非常感谢！

[结语+签名]

道歉类

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主题：致歉：关于[事项]

[称呼]，您好：

首先，对于[问题/失误]给您带来的不便，我深表歉意。

[客观说明原因，不推脱]

我们已采取以下措施：
1. [补救措施1]
2. [补救措施2]

我们将确保此类情况不再发生。再次为此向您诚挚道歉。

[结语+签名]

第四步：语气调整指南#

场景建议用词对上级/客户敬请、烦请、不胜感激、恳请指正平级合作麻烦、请、感谢配合、期待合作催促但不失礼如您方便、期望在XX前、如有进展请随时告知拒绝请求非常感谢您的信任，由于...，暂时无法...，建议...

第五步：质量检查清单#

• 主题行是否清晰说明邮件目的（5-15字）
• 称呼是否正确（姓名/职位拼写无误）
• 一封邮件只聚焦一个核心请求
• 关键信息是否加粗/分点（避免大段文字）
• 行动呼吁是否明确（谁、做什么、什么时间）
• 语气是否符合关系和场景
• 是否有错别字/语法问题