Meeting Notes Organizer & Action Item Extractor#

Transform raw meeting notes into structured, actionable summaries.

When to Use#

• After any meeting to create a clean summary
• Processing audio transcripts from Zoom/Teams/飞书
• Weekly standups, sprint reviews, project kick-offs
• Turning messy notes into shareable team documents

Core Workflow#

Step 1: Input Collection#

Provide any of:

• Raw bullet-point notes
• Audio transcript text
• Voice memo content
• Email thread summary

Step 2: Meeting Structure Template#

markdown

## 会议纪要 | Meeting Summary

**会议主题 / Topic:** [填写]
**日期 / Date:** YYYY-MM-DD
**参会人 / Attendees:** [姓名列表]
**主持人 / Facilitator:** [姓名]
**记录人 / Note-taker:** [姓名]

---

## 议题讨论 | Discussion Points

### 1. [议题标题]
- **背景:** 简要说明
- **讨论内容:** 关键讨论点
- **结论/决议:** 明确的决定

### 2. [议题标题]
...

---

## 行动项 | Action Items

| # | 任务 | 负责人 | 截止日期 | 优先级 | 状态 |
|---|------|--------|----------|--------|------|
| 1 | [任务描述] | @姓名 | MM-DD | 高/中/低 | 待开始 |
| 2 | | | | | |

---

## 待确认事项 | Open Questions

- [ ] [问题1] — 负责跟进：@姓名
- [ ] [问题2]

---

## 下次会议 | Next Meeting

**时间:** [日期时间]
**议题预告:** [下次讨论的主要议题]

Step 3: Action Item Extraction Rules#

When extracting action items, look for:

• 动词短语: "需要"、"要"、"将"、"负责"、"跟进"
• English triggers: "will", "need to", "action:", "owner:", "TODO"
• Implicit owners: If someone proposed something, they likely own it
• Deadlines: Extract explicit dates; if none, flag as "TBD"

Step 4: Priority Classification#

text

高优先级 (High): 影响下次会议、有明确截止日期、阻塞其他任务
中优先级 (Medium): 本周内需完成、依赖关系中等
低优先级 (Low): 长期改进、无明确截止日期

Step 5: Distribution Checklist#

• 发送给所有参会人
• 同步到项目管理工具（Jira/飞书/Notion）
• 在下次会议前 review 行动项完成情况
• 未完成项自动滚动到下次会议

Output Formats#

Slack/飞书快速摘要:

text

📋 [会议主题] 纪要 - YYYY-MM-DD
✅ 决议：[1-2句核心决定]
📌 行动项（共N项）：
  · @张三 - [任务] - 截止 MM-DD
  · @李四 - [任务] - 截止 MM-DD
❓ 待确认：[未解决问题数]
完整纪要：[链接]

Pro Tips#

1. 会议开始前 明确记录人，确保覆盖所有行动项
2. 实时确认 行动项负责人，不要会后猜测
3. 48小时原则 会议结束48小时内发出纪要
4. 版本控制 大型会议纪要建议保存版本历史